打开文档或新建文档后，先让右边的“样式和格式”框显示，然后调用需要的文档模板（调用方法见本节前面内容），并将其下方的显示栏选中有效样式。对所要排版的文件，选中当前要排版的文本后（多数情况下只需将光标置于段落中），再在“样式和格式”中点击相应的样式名称，就能使该段落成为所选样式定义的格式。例如：选中文件的题目，并点击“标题”样式，这时该文本便成为标准的论文题目格式了。

　　由于全文以“正文”格式的文本为最多，为了提高效率，可以先选中全文或包含全部正文的部分，再点击“正文”样式，使它们一次全部变成“正文”格式，然后再选择需要改变样式的部分内容（如各级小标题等），分别加载其合适的样式。通过这种方式排版，一篇数万字左右的论文，可以在几分钟之内就排好版，而且排版质量稳定、标准。

　　排版时，有时利用工具栏中的“格式刷”工具可提高效率，但必须注意的是，它有时可能要破坏上下标、斜体等需要保留的格式，所以它只适用于单一格式，对复杂格式情况要慎用。

　　2.快速制作演示文档。

　　作为一个科技人员，参加学术交流和科研成果汇报等是经常的事，而在进行这类活动时，一般都需要制作和使用演示文档（即PowerPoint文件，简称PPT文件）。一个设计合理、形象美观的PPT演示，能显着提高演讲效果并提升演讲者的学术形象。然而，要制作TTP文档是比较费事耗时的，以至于许多人常将制作P户下文档委托专门人员代为制作。其实这样同样费事，而且还费钱，更为不利的是代理者不一定完全理解你的意图，所以由代理人所做的PPT文档也许外观美丽，但内容表达往往难以如意。有时我们还可能需要在短时间内制作PPT文档。

　　其实，只要我们根据本章上面所介绍的方法，一开始就认真做好文档模板，并按模板样式定义自己论文的文档，在此基础上制作PPT文档是比较容易和快速的。一般情况下，我们可以在20分钟之内基本完成一篇论文的PPT文档制作。下面详细介绍这一快速制作演示文档的方法。

　　（1） Word文档的准备：按本章前面介绍的方法完成的Word文档已基本符合要求，所以在此只要打开该文档即可。

　　（2）将文档另存为一个别的文件名，这样就可以避免破坏原有的Word文档。

　　（3）在此另存的文件中删除所有图（需要在PPT文档中显示的图将从原Word文件中复制过来）。

　　（4）文档中的各级标题将自动进入PPT文档，正文内容不会进入PPT文档，如果要将正文中的部分内容也进入PPT文档，需把他们的样式改为最低一级的标题样式（例如改为4级标题）。

　　（5）点击工具栏中“文件”下拉菜单，移动到其中的“发送”

　　处，待展开下一级菜单后选择点击其中的“MicrosoftPowerPoint （P） ”,这时电脑便自动把所定义的各级标题的内容发送至PPT文档中了。

　　（6）如果需要把图和表显示在P户丁文档中，则在要插入的位置先“插入新幻灯片”,再把图或表从Word文档中拷贝到PPT的当前位置。

　　（7）对PPT文档的各幻灯片进行内容方面的整理：有些幻灯片内容太多。必须分为几张幻灯片分别表达的，可先将其复制和粘贴，再对这些相同的复制片分别删除不需要的部分，各自保留不同的部分。

　　（8）进行形式方面的整理和修饰：根据需要对幻灯片的字体、颜色、设计模板和动画方案等进行设计。

　　在自动生成PPT文档时，幻灯片是在，级标题处分张的，如果你需要对同一个，级标题体系内以多张幻灯片显示，则可以预先在另存的文件中，在需要分张处插入一行适合内容要求的1级标题即可（往往就是前一个，级标题），或者插入一行空白的，级标题。给幻灯片分张的另一方式是先复制该幻灯片，然后进行不同的内容删除和保留操作。

　　3.自动生成文件目录、索引等。

　　利用文档模板及样式制作的文档，不但可以使文档格式规范、统一，快速排版和制作演示文档，利用它还可以自动生成目录和索引等。

　　对于较长的文档，例如研究生的毕业论文，制作目录是必需的。用手工制作目录和索引是一件非常繁复的事，而且容易出错，更为不利的是，如果完成目录制作后发现还需要修改文档，则原来的目录就必须重新调整。如果我们的文档是利用模板和样式来排版的，则可以利用其中的样式信息自动生成目录和索引文件。与手工制作相比，这不但快速，而且准确。更为有利的是，如果原文需要修改，修改后其目录文件可以进行自动更新。这种自动生成和自动更新的功能，对于长文档（例如书稿等）的处理其优越性愈加明显。

　　下面介绍利用文档样式制作文档目录的操作过程：

　　（1） Word文档的准备：按本章前面介绍的方法完成的Word文档已基本符合要求，所以在此只要打开该文档即可。

　　（2）在目录与正文交界处插入一个分节符，这样可使目录所在处成为一个独立的节，它的出现不会影响其他部分的页码顺序。

　　（3）对需要被编制目录的部分单独插入页码，即在插入页码时，使其页码编号从，开始，而不与其他部分的页码有联系。

　　（4）将光标置于需要放置目录的位置，一般是文档的开头或结尾处。点击工具栏中“插入”下拉菜单，移动到其中的“引用”处，待展开下一级菜单后选择点击其中的“索引和目录（D） ”,这时“索引和目录”设置框被打开。

　　（5）在“索引和目录”设置框中，对各选择项做出合适的选择，包括确定“显示级别”,然后点击“确定”,便自动生成目录。

　　如果需要改变目录的显示方式、排版格式等，可在点击“确定”前先点击“选项”或“修改”以做出调整。