高校政府采购管控环境优化建议
发布时间：2019-10-15
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【题目】高校政府采购存在的问题与对策探析
【第一章】大学院校政府采购控制机制优化研究绪论
【第二章】政府采购和内部控制相关理论与法律依据
【第三章】大学政府采购内控现状分析
【第四章】高等院校政府采购管理改进目标与原则
【第五章】高校政府采购管控环境优化建议
【第六章】高校政府采购内控流程的改造建议
【参考文献】高校政府采购模式改进分析结束语与参考文献
第五章 BY 高校政府采购内部控制环境优化建议
BY 高校政府采购内部控制的环境，是对 BY 高校进行政府采购内部控制流程改造的软件和硬件基础。针对学校的采购流程的设计改造离不开单位层面适宜的内部控制环境，便于以较低的成本实现内部控制流程的改进；反之，不具有优秀的内部控制环境，内部控制流程的改进也就无从谈起。本文对当前 BY 高校府采购管理的机构和岗位设置、管理制度、信息化建设等几个关键的环境因素进行了改善，以更好地为下一步政府采购管理流程的改造提供基础。
第一节 合理设置政府采购组织机构与相关岗位.
实现政府采购内部控制流程的优化，首先需要对 BY 高校的政府采购组织机构和相关岗位进行设置，基于 BY 高校的单位性质与行政架构，对沿采购流程的相关部门和岗位进行梳理、设置，对相关岗位进行设置、完善。
一、组织机构设置及优化建议.
BY 高校目前的政府采购组织机构设置，应当依采购工作分工分为决策机构、需求机构和采购执行机构，各机构的主要职责如下：
（1）、决策机构主要形式是校长办公会、校党委会等形式。主要职能如下：1、审定政府采购管理部门提交的政府采购相关管理方案；2、重大、突发采购事项的立项、审核、决策；3、审定、调整预算年度度政府采购“一上”和“二上”预算；4、协调解决采购过程中出现的重大问题；5、其他需要决策的事项。同时，应当设立临时办公会制度，对采购过程中的突发状况实现及时决策。
（2）、需求机构。应当以各院系、各职能部门为主。这些部门在采购流程中承担的主要职能是：1、提出本部门的采购建议；2、编制本部门的采购预算和计划，上报相关材料；3、参与审核、修改、确认采购文件；4、对采购过程中发生的一些质疑、投诉的答复提供支撑材料；5、组织、参与采购项目的验收。
（3）、目前 BY 高校并没有专门的政府采购执行部门，采购业务是由国有资产管理处下属的综合科组织实施，采购预算的汇总编制由财务处下属财务科执行，资产管理和验收由国有资产管理处下属设备科执行，项目支付则由财务处下属财务科执行，各部门之前缺乏交流和联合办公制度资产导致政府采购管理、执行、验收较为混乱。目前来说，BY 高校国有资产管理处的主要职责如此下：1、审核业务部门提交的采购计划、采购申请、汇总编制年度采购计划；2、划分采购类别，选择相应的采购方式；3、签订采购合同；4、组织实施采购验收；5、牵头对采购过程中的答疑、投诉进行处理；6、制作每一预算年度的政府采购档案；7、收集汇总政府采购信息，完成上级部门要求的报表填报工作；8、制定政府采购内部管理制度，及时转发上级有关规定；9、学校的固定资产管理，配置标准的监督和执行；10、其他相关工作财务部门的主要职能如下：1、负责汇总各部门上报的预算信息，编制年度政府采购预算；2、落实政府采购资金来源；3、收缴政府采购相关质保金、保证金等；4、办理政府采购支付业务；4、已完结的政府采购项目的会计核算。
岗位设置方面，BY 高校主要以工作性质划分岗位，采购执行部门（国资处综合科）政府采购业务由一人负责，而在合同验收、履约管理、支付处理和资产管理方面，均未设专人专岗。
针对上述情况，BY 高校政府采购组织机构改进可以采取以下措施：1、针对采购的货物、服务和工程的具体性质，设立归口管理部门，归口管理部门对管理范围内的采购品目承担汇总编制采购预算、项目论证、调研的职责；2、国资部门采购科室与财务部门相关科室应建立联署办公机制，政府采购相关人员合并办公；3、需求处室有条件的应当建立下属采购管理科室，无条件的应指定专人为采购负责人，负责组织、协调政府采购相关事项；4、同时，本着采购决策、执行和监督相互分离的原则，BY 高校应当指定采购监督部门，一般为内部审计和纪检监察部门，负责对学校政府采购业务流程的监督管理，并负责原属于综合科的采购投诉质疑恢复职责。
二、岗位设置改进建议.
根据《行政事业单位内部控制规范》，政府采购业务管理的要点之一是设置合理的政府采购业务岗位。BY 高校应当建立健全岗位责任制，确保在采购环节上属于不同节点的岗位有专人负责，不同阶段的岗位职责不交叉，加强政府采购业务管理岗位的管理，补全缺失岗位。在采购预算编制、采购管理部门，应设立的不相容岗位主要有：1、年度政府采购预算的汇总编制和预算草案初审岗位；2、采购计划的制定和在政府采购管理部门内部的初审岗位；3、与采购代理机构进行招标投标事宜的对接岗位以及采购文件确认审核岗位；4、合同签订与履约监管；5、项目验收与资料保管；6、付款审批与付款执行；7、监督检查。而在使用部门，则应当设立采购负责人岗位，由采购联系人集中负责本部门采购计划申报等事宜，避免多头申报，降低采购效率。
第二节 切实优化政府采购管理运行机制.
一、建立并完善决策-执行-监督的内部控制机制.
内部控制运行机制分为三个部分，即决策机制、执行机制与监督机制。BY 高校应当按照货物、工程和服务，科研设备、教研设备与通用设备的分类确定牵头管理部门，同时充分发挥财务、资产、监察、审计、基建等部门或岗位的作用，确保决策机制、执行机制和监督机制有效运行。
其中，要建立并完善包括政府采购事项分级授权审批制度、重大事项集体决策制度、专家论证、市场调研、校内会商的议事制度等在内的决策机制；建立健全内部控制责任体系，将政府采购业务执行情况与各业务部门年度考核、部门负责人工作评价相联系。控制的方法主要包括归口管理、内部授权审批、不相容岗位相分离等；此外，构建本单位政府采购业务监督机制，完善日常监督制度、内部审计制度、党委纪检和监察制度。单位领导、使用部门、归口管理部门、政府采购部门等相关单位、部门负责人必须履行日常监督职责，承担相应责任；内部审计单位发现的政府采购内部控制缺陷要及时纠正；要保证监督体系覆盖政府采购活动全程；对单位领导干部和党员，在政府采购领域的舞弊和腐败行为要加强监督和惩处。
二、建立健全政府采购管理制度.
政府采购内部控制管理不仅需要对单位层面的环境和业务流程进行改进和改造，还需要一套管理制度和评价体系对这一制度的运行进行实施监督和评估，才能确保政府采购管理制度的有效性。BY 高校的政府采购管理制度建设应该囊括事前的调研、立项、修改，事中的发布、执行、落实与督察等环节。应当遵循充分适应学校采购实务的适用性原则、紧跟相关法律法规的时效性原则、对政府采购工作全覆盖的全面性原则和对采购过程中重点问题重点环节特别关注的重要性原则。BY 高校可以建立以下面的制度为基础、结合本校自身情况考量的政府采购管理制度体系：
1、政府采购业务工作流程；2、年度政府采购业务执行情况绩效考核制度；3、针对政采业务事前、事中和事后的监督审查制度；4、重点政采项目不定期抽检制度；5、部门及岗位问责制度。
第三节 建立政府采购信息管理平台.
采购信息管理平台是对 BY 高校政府采购内部控制的有力硬件支撑，是实现 BY高校政府采购业务有序管理的必要条件之一。政府采购业务的相关采购信息，既有对内使用的需求，也有对外发布的规定，消除信息孤岛，建立完善的政府采购信息管理平台显得尤为必要。
一、实现政府采购全流程管理数据链.
政府采购信息化建设对于 BY 高校而言，核心在于采购全流程数据的互通，建立横跨各个与政府采购业务相关部门紧密联系的数据链。把以前各个部门独立的数据管理系统，整合为统一的采购信息管理平台，灵活运用互联网等信息交互技术与政采业务涉及的部门实现数据交互，及时完整的将采购信息、履约信息、支付信息、投诉质疑信息等数据在采购部门间传递，消除信息孤岛。
二、完善政采信息发布、统计和上报制度.
及时对政府采购流程中的信息进行发布和传导是政府采购管理工作有序进行的重要一环。对于政府采购的组织执行部门而言，既包括招标过程中，对招标文件、答疑文件、成交公告、合同等采购文件对校内各部门及社会公众的及时公布；也包括在采购项目的执行过程中，与校内各个部门之间的信息、材料传递。采购管理部门应当建立并完善信息发布制度，对信息管理人员实施考核，以信息发布及时性、材料移交完整性、采购信息披露客观性、发布平台的准确权威性等标准对信息和管理人员的工作进行评价。采取信息披露疏失问责机制，精确到责任人。
作为基础性工作之一的政府采购报表信息的汇总与录入，是政府采购工作流程中的重要环节。各类精确全面的政府采购报表信息一方面能逐项目、以明确的量化指标显示单位政府采购完成进度，一方面也为学校下一步的发展和规划提供了参考依据。BY 高校当进一步完善统计信息管理，设立专人专岗管理书面及非书面材料，建立从开始到结束、从整体到节点、从宏观到微观的报表信息体系。制定采购统计信息编报的工作流程，一来，这是政府采购流程改造的最直观体现，也是政府采购流程管理的地基；同时，这也为学校决策层及上级主管部门对学校的发展规划提供准确的参考资料。
【题目】高校政府采购存在的问题与对策探析
【第一章】大学院校政府采购控制机制优化研究绪论
【第二章】政府采购和内部控制相关理论与法律依据
【第三章】大学政府采购内控现状分析
【第四章】高等院校政府采购管理改进目标与原则
【第五章】高校政府采购管控环境优化建议
【第六章】高校政府采购内控流程的改造建议
【参考文献】高校政府采购模式改进分析结束语与参考文献
第五章 BY 高校政府采购内部控制环境优化建议
BY 高校政府采购内部控制的环境，是对 BY 高校进行政府采购内部控制流程改造的软件和硬件基础。针对学校的采购流程的设计改造离不开单位层面适宜的内部控制环境，便于以较低的成本实现内部控制流程的改进；反之，不具有优秀的内部控制环境，内部控制流程的改进也就无从谈起。本文对当前 BY 高校府采购管理的机构和岗位设置、管理制度、信息化建设等几个关键的环境因素进行了改善，以更好地为下一步政府采购管理流程的改造提供基础。
第一节 合理设置政府采购组织机构与相关岗位.
实现政府采购内部控制流程的优化，首先需要对 BY 高校的政府采购组织机构和相关岗位进行设置，基于 BY 高校的单位性质与行政架构，对沿采购流程的相关部门和岗位进行梳理、设置，对相关岗位进行设置、完善。
一、组织机构设置及优化建议.
BY 高校目前的政府采购组织机构设置，应当依采购工作分工分为决策机构、需求机构和采购执行机构，各机构的主要职责如下：
（1）、决策机构主要形式是校长办公会、校党委会等形式。主要职能如下：1、审定政府采购管理部门提交的政府采购相关管理方案；2、重大、突发采购事项的立项、审核、决策；3、审定、调整预算年度度政府采购“一上”和“二上”预算；4、协调解决采购过程中出现的重大问题；5、其他需要决策的事项。同时，应当设立临时办公会制度，对采购过程中的突发状况实现及时决策。
（2）、需求机构。应当以各院系、各职能部门为主。这些部门在采购流程中承担的主要职能是：1、提出本部门的采购建议；2、编制本部门的采购预算和计划，上报相关材料；3、参与审核、修改、确认采购文件；4、对采购过程中发生的一些质疑、投诉的答复提供支撑材料；5、组织、参与采购项目的验收。
（3）、目前 BY 高校并没有专门的政府采购执行部门，采购业务是由国有资产管理处下属的综合科组织实施，采购预算的汇总编制由财务处下属财务科执行，资产管理和验收由国有资产管理处下属设备科执行，项目支付则由财务处下属财务科执行，各部门之前缺乏交流和联合办公制度资产导致政府采购管理、执行、验收较为混乱。目前来说，BY 高校国有资产管理处的主要职责如此下：1、审核业务部门提交的采购计划、采购申请、汇总编制年度采购计划；2、划分采购类别，选择相应的采购方式；3、签订采购合同；4、组织实施采购验收；5、牵头对采购过程中的答疑、投诉进行处理；6、制作每一预算年度的政府采购档案；7、收集汇总政府采购信息，完成上级部门要求的报表填报工作；8、制定政府采购内部管理制度，及时转发上级有关规定；9、学校的固定资产管理，配置标准的监督和执行；10、其他相关工作财务部门的主要职能如下：1、负责汇总各部门上报的预算信息，编制年度政府采购预算；2、落实政府采购资金来源；3、收缴政府采购相关质保金、保证金等；4、办理政府采购支付业务；4、已完结的政府采购项目的会计核算。
岗位设置方面，BY 高校主要以工作性质划分岗位，采购执行部门（国资处综合科）政府采购业务由一人负责，而在合同验收、履约管理、支付处理和资产管理方面，均未设专人专岗。
针对上述情况，BY 高校政府采购组织机构改进可以采取以下措施：1、针对采购的货物、服务和工程的具体性质，设立归口管理部门，归口管理部门对管理范围内的采购品目承担汇总编制采购预算、项目论证、调研的职责；2、国资部门采购科室与财务部门相关科室应建立联署办公机制，政府采购相关人员合并办公；3、需求处室有条件的应当建立下属采购管理科室，无条件的应指定专人为采购负责人，负责组织、协调政府采购相关事项；4、同时，本着采购决策、执行和监督相互分离的原则，BY 高校应当指定采购监督部门，一般为内部审计和纪检监察部门，负责对学校政府采购业务流程的监督管理，并负责原属于综合科的采购投诉质疑恢复职责。
二、岗位设置改进建议.
根据《行政事业单位内部控制规范》，政府采购业务管理的要点之一是设置合理的政府采购业务岗位。BY 高校应当建立健全岗位责任制，确保在采购环节上属于不同节点的岗位有专人负责，不同阶段的岗位职责不交叉，加强政府采购业务管理岗位的管理，补全缺失岗位。在采购预算编制、采购管理部门，应设立的不相容岗位主要有：1、年度政府采购预算的汇总编制和预算草案初审岗位；2、采购计划的制定和在政府采购管理部门内部的初审岗位；3、与采购代理机构进行招标投标事宜的对接岗位以及采购文件确认审核岗位；4、合同签订与履约监管；5、项目验收与资料保管；6、付款审批与付款执行；7、监督检查。而在使用部门，则应当设立采购负责人岗位，由采购联系人集中负责本部门采购计划申报等事宜，避免多头申报，降低采购效率。
第二节 切实优化政府采购管理运行机制.
一、建立并完善决策-执行-监督的内部控制机制.
内部控制运行机制分为三个部分，即决策机制、执行机制与监督机制。BY 高校应当按照货物、工程和服务，科研设备、教研设备与通用设备的分类确定牵头管理部门，同时充分发挥财务、资产、监察、审计、基建等部门或岗位的作用，确保决策机制、执行机制和监督机制有效运行。
其中，要建立并完善包括政府采购事项分级授权审批制度、重大事项集体决策制度、专家论证、市场调研、校内会商的议事制度等在内的决策机制；建立健全内部控制责任体系，将政府采购业务执行情况与各业务部门年度考核、部门负责人工作评价相联系。控制的方法主要包括归口管理、内部授权审批、不相容岗位相分离等；此外，构建本单位政府采购业务监督机制，完善日常监督制度、内部审计制度、党委纪检和监察制度。单位领导、使用部门、归口管理部门、政府采购部门等相关单位、部门负责人必须履行日常监督职责，承担相应责任；内部审计单位发现的政府采购内部控制缺陷要及时纠正；要保证监督体系覆盖政府采购活动全程；对单位领导干部和党员，在政府采购领域的舞弊和腐败行为要加强监督和惩处。
二、建立健全政府采购管理制度.
政府采购内部控制管理不仅需要对单位层面的环境和业务流程进行改进和改造，还需要一套管理制度和评价体系对这一制度的运行进行实施监督和评估，才能确保政府采购管理制度的有效性。BY 高校的政府采购管理制度建设应该囊括事前的调研、立项、修改，事中的发布、执行、落实与督察等环节。应当遵循充分适应学校采购实务的适用性原则、紧跟相关法律法规的时效性原则、对政府采购工作全覆盖的全面性原则和对采购过程中重点问题重点环节特别关注的重要性原则。BY 高校可以建立以下面的制度为基础、结合本校自身情况考量的政府采购管理制度体系：
1、政府采购业务工作流程；2、年度政府采购业务执行情况绩效考核制度；3、针对政采业务事前、事中和事后的监督审查制度；4、重点政采项目不定期抽检制度；5、部门及岗位问责制度。
第三节 建立政府采购信息管理平台.
采购信息管理平台是对 BY 高校政府采购内部控制的有力硬件支撑，是实现 BY高校政府采购业务有序管理的必要条件之一。政府采购业务的相关采购信息，既有对内使用的需求，也有对外发布的规定，消除信息孤岛，建立完善的政府采购信息管理平台显得尤为必要。
一、实现政府采购全流程管理数据链.
政府采购信息化建设对于 BY 高校而言，核心在于采购全流程数据的互通，建立横跨各个与政府采购业务相关部门紧密联系的数据链。把以前各个部门独立的数据管理系统，整合为统一的采购信息管理平台，灵活运用互联网等信息交互技术与政采业务涉及的部门实现数据交互，及时完整的将采购信息、履约信息、支付信息、投诉质疑信息等数据在采购部门间传递，消除信息孤岛。
二、完善政采信息发布、统计和上报制度.
及时对政府采购流程中的信息进行发布和传导是政府采购管理工作有序进行的重要一环。对于政府采购的组织执行部门而言，既包括招标过程中，对招标文件、答疑文件、成交公告、合同等采购文件对校内各部门及社会公众的及时公布；也包括在采购项目的执行过程中，与校内各个部门之间的信息、材料传递。采购管理部门应当建立并完善信息发布制度，对信息管理人员实施考核，以信息发布及时性、材料移交完整性、采购信息披露客观性、发布平台的准确权威性等标准对信息和管理人员的工作进行评价。采取信息披露疏失问责机制，精确到责任人。
作为基础性工作之一的政府采购报表信息的汇总与录入，是政府采购工作流程中的重要环节。各类精确全面的政府采购报表信息一方面能逐项目、以明确的量化指标显示单位政府采购完成进度，一方面也为学校下一步的发展和规划提供了参考依据。BY 高校当进一步完善统计信息管理，设立专人专岗管理书面及非书面材料，建立从开始到结束、从整体到节点、从宏观到微观的报表信息体系。制定采购统计信息编报的工作流程，一来，这是政府采购流程改造的最直观体现，也是政府采购流程管理的地基；同时，这也为学校决策层及上级主管部门对学校的发展规划提供准确的参考资料。
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